Assistant de Direction H/F

Rattaché(e) au DRH Groupe, l’assistant(e) de direction assure un support administratif, organisationnel et logistique auprès des directions Europe, Amériques, Ressources Humaines Groupe, Communication/Marque & Engagement et Risques/Audit/RSE. Dans un environnement international et multi-interlocuteurs, il/elle fait preuve de proactivité, organise les priorités, sécurise les informations confidentielles et facilite la coordination entre les équipes et partenaires internes ou externes. Polyvalent(e), anglais courant, il/elle contribue à la continuité du support de direction et doit travailler en collaboration étroite avec l’assistant de la Présidence et de la Direction Financière.

Vos principales missions :

• Assistanat des directions du périmètre : gestion d’agendas, anticipation des échéances, filtrage et priorisation des sollicitations, organisation des rendez-vous, réunions et déplacements en France et à l’international.
• Gestion administrative, achats et déplacements : courrier, saisie commandes, relation fournisseurs, suivi des factures et engagements contractuels, notes de frais, éléments de suivi budgétaire et organisation logistique des voyages en France et à l’international.

• Coordination des Directions Europe et Amériques : interface avec les pays et interlocuteurs internationaux, organisation des instances Europe, préparation et diffusion de documents en français et en anglais, suivi des actions et échéances.

• Organisation des instances et réunions : planification, convocations, réservation de salles ou visioconférences, préparation des ordres du jour et supports, comptes rendus si nécessaire, suivi des décisions et relances.

• Gestion documentaire et confidentialité : préparation, mise en forme, traduction ou relecture de documents, classement, archivage, gestion des versions et traitement d’informations sensibles avec une discrétion absolue.

• Communication et évènementiel : rédaction/relecture et mise en forme de notes, courriers, présentations et communications ; organisation de séminaires, ateliers, réunions d’équipe et évènements internes.

• Appui aux projets transverses : coordination interservices, consolidation d’informations, suivi des plannings, livrables et plans d’action pour les directions Europe, RH, Communication et Audit.

• Continuité du support de direction : développement d’une connaissance transverse de l’organisation et des pratiques. Un binôme avec l’assistanat Présidence et Direction Financière devra être mis en place afin de pouvoir assurer les remplacements ponctuels pendant les périodes de congés

• Amélioration continue et reporting : fiabilisation des tableaux de suivi, mise à jour des procédures, proposition d’optimisations et partage des bonnes pratiques.

   

Ces missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des priorités de l’activité et des besoins des directions 

Formation Bac+2/3 en assistanat de direction ou équivalent, complétée par une expérience confirmée auprès de plusieurs cadres dirigeants, idéalement dans un groupe international ou une organisation matricielle. La personne doit démontrer une forte autonomie, une excellente capacité d’anticipation et l’aptitude à prendre en charge progressivement un périmètre de direction plus large.

 

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office Microsoft Office 365 : Word/Excel/Powerpoint/, Teams/SharePoint) et bonnes pratiques de gestion documentaire. Idéalement, la connaissance de l’ERP Business Central serait appréciée.

• Compétence linguistique : Français et Anglais courant : maîtrise écrite et orale, capacité à rédiger, traduire ou adapter des documents professionnels et à interagir avec des interlocuteurs internationaux.
• Maîtrise des processus administratifs (commandes/achats, facturation, notes de frais, déplacements) et respect des règles de conformité associées.

Organisation et priorisation : capacité à gérer des sollicitations simultanées, à planifier, anticiper et relancer, avec un sens du détail et des délais.

 

Savoir-être :

• Qualités relationnelles et excellente communication écrite et orale.
• Sens du service, posture d’interface et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Rigueur, autonomie, proactivité, fiabilité et capacité d’anticipation. Souplesse, polyvalence et aptitude à évoluer dans un périmètre multi-directions, à construire des relais efficaces et à reprendre progressivement des responsabilités élargies.
• Discrétion, sens de la confidentialité et diplomatie dans la gestion d’informations sensibles.
• Capacité à gérer la pression, les urgences et les changements de dernière minute, tout en maintenant un haut niveau de qualité de service.

 

NOS AVANTAGES POUR FAIRE LA DIFFERENCE 

• Restaurant d’entreprise et tickets restaurant pour les jours de télétravail
• Prise en charge de l’abonnement au transport en commun à 75%
• 2J de télétravail
• Epargne salariale
• Mutuelle
• Salaire fixe sur 13 mois

Vous ne cochez pas toutes les cases ? Ce n’est pas un frein.

Si vous vous reconnaissez dans la majorité des compétences décrites et que ce poste vous motive, nous serions ravis d’échanger avec vous.

A bientôt chez Indigo !

 

Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous en parler lors du process de recrutement.

Nous nous engageons à mettre en place tous les aménagements nécessaires pour garantir un environnement de travail adapté à chacun et chacune.